Kravspesifikasjon og behovsevaluering.
Det er sjelden hensiktsmessig for en kunde å nedlegge betydelige ressurser og kostnader i utarbeidelse av en omfattende, detaljert anbudsinnbydelse. Dette spesielt hvis en i betydelig grad ønsker å benytte standard systemløsninger, som utgangspunkt for en kundetilpasset løsning.
En enkel forespørsel på 3-10 sider, hvor kunden kortfattet beskriver sin organisasjon, hovedelementene i dagens IT- løsning, samt hvilke fagløsninger (Medlemsadministrasjon, Giveradministrasjon, Saksbehandling, Dokumentadministrasjon, Integrert portal, osv) som vurderes anskaffet, er ofte tilstrekkelig underlag for en leverandør med god kompetanse. Med en slik forespørsel/ kravspesifikasjon, vil MySoft gjennomføre en behovsvurdering uten kostnader for kunden;
- Kundens gamle løsning gjennomgås for å avdekke funksjonsområder, som evt. vil kreve betydelige tilpasninger til MySofts basisversjon.
- Alle vesentlige rapporter vurderes.
- Svakheter ved gammel løsning, som kunden ønsker å eliminere, identifiseres best mulig.
- Kvaliteten på datagrunnlaget og konverteringsbehov, gjennomgås i samarbeid med kunden.
- Behov for integrasjon til andre programvareløsninger vurderes.
- Muligheter for effektivisering, kostnadsreduksjoner og inntektsforbedringer, evalueres og diskuteres.
Basert på kundens kravspesifikasjon, og en slik behovsevaluering, er det relativt ukomplisert å komme frem til et anbefalt systemkonsept, en investeringsoversikt, samt en anbefalt tidsplan for leveransen.
En leveranseavtale som er basert på en evaluering som beskrevet her, vil ha alle muligheter for å bli vellykket, og oppfylle kravene til god prosjektkvalitet.
Prosjektimplementering er et samarbeid
Selve prosjektimplementeringen vil foregå etter innarbeidede retningslinjer for kvalitetssikring av prosjektleveranser. Prosjektleveransen har en rekke verifikasjons- og kontrollpunkter, som skal godkjennes av kunden eller partene sammen, før prosjektet videreføres. De viktigste kontrollpunktene er;
Gjennomføring av en forstudie, hvor målsetningen er å identifisere og avgrense omfanget av kundespesifikke tilpasninger. Som en del av forstudien gjennomføres arbeidsseminarer, hvor basisfunksjonalitet i MySoft/ 10 gjennomgås.
- Utarbeidelse av en kravspesifikasjon/ beskrivelse som detaljert beskriver alle kundespesifikke tilpasninger og rapporter som skal inngå i leveransen.
- Utarbeidelse av en konverteringsspesifikasjon som beskriver konverteringsregler for konvertering av dataregistre.
- Verifikasjon/ gjennomgang av alle kundespesifikke tilpasninger, når disse er utviklet og implementert i MySoft Basis.
- Gjennomgang av resultater fra prøvekonvertering av datagrunnlag.
- Systemtesting etter installasjon av kundetilpasset MySoft - versjon.
- Opplæring og kompetansebygging gjennomført for alle kunder.
- Full konvertering av datagrunnlag.
- Operativ drift av ny IT- løsning.
- Leveransekontroll to måneder etter operativ drift, med registrering av eventuelle gjenstående feil og mangler.
- Leveringsdag en måned etter leveransekontroll, forutsatt at alle feil/ mangler av vesentlig betydning for operativ drift, er utbedret.
- Erfaringsmøte med prosjektevaluering, og vurdering av behov som er registrert under prosjektarbeidet.
I prosjektperioden skal alle endringer/ utvidelser i prosjektet, som er av vesentlig økonomisk eller tidsmessig betydning, reguleres i tilleggsavtale.
