HK har i dag ca. 60.000 medlemmer, og for å gi disse en best mulig oppfølging og service, har HK nærmere 80 saksbehandlere, fordelt på hovedkontoret og de syv regionskontorene.

Et av hovedkravene fra saksbehandlerne var at et nytt saksbehandlingssystem skulle gi god støtte til arbeidsflyten og saksprosessene. Det var også et krav at systemet skulle være tett integrert med medlemsdatabasen, da mye av saksbehandlingen skjer i forhold til medlemmer, hvor det er behov for medlemsrelatert informasjon som støtte i saksbehandlingsprosessene.

En kompetanseutveksling ble etablert med en tverrfaglig gruppe i HK, og dette arbeidet har nettopp resultert i en optimalisering av systemets saksprosesser og arbeidsflyt, og all nødvendig medlemsinformasjon er gjort tilgjengelig for saksbehandlerne, uten at de trenger å gå inn i andre fagmoduler i MySoft-systemet. I tillegg har sakssystemet fått en egen rettighetsstyring helt ned på dokumentnivå, og mulighet til strukturert håndtering av frie dokumenter som ikke er relatert til en spesiell sak.

For en best mulig oversikt, kan den enkelte saksbehandler sette opp sitt egendefinerte ”skrivebord” etter behov. Oversiktene kan omfatte saker som nærmer seg tidsfrister, de siste hendelser på saker, oppgaver med tidsfrister, nye tildelte saker/dokumenter og egne ”gule lapper”. I tillegg får saksbehandlerne full oversikt over egne og motpartens ressurser, og det kan opprettes referanser til for eksempel lovverk, beslektede saker, spesifikke internettsider og annet relevant materiale.

Systemet inneholder også diverse rapporter, og disse vil blant annet kunne vise utviklingen over år, slik at man kan bruke dem i planleggingssammenheng. Rapportene vil også kunne brukes for å plukke ut spesifikke fagområder/avtalepunkter der man ser at det oppstår mange konflikter, slik at man kan behandle disse områdene spesielt i neste forhandlingssammenheng.

Saksbehandlingssystemet er utviklet i Oracle JDeveloper (Java), og er helt integrert med de øvrige fagsystemene fra MySoft, samt med Microsoft Office og Microsoft Outlook. Imidlertid er MySoft Saksbehandling et frittstående programvareprodukt, med full funksjonalitet, selv om de øvrige fagsystemene fra MySoft ikke benyttes.

MySoft har satt stor pris på å ha en profesjonell partner som Handel og Kontor med i prosessen med å raffinere det nye sakssystemet, og helt i henhold til den planlagte fremdriftsplanen, gikk HK i operativ drift i desember 2007.